Déploiement d’un ERP : ce qu'il faut surveiller !
Le déploiement d’un ERP (PGI en français) a pour objectif de rationnaliser l’organisation de l’entreprise. Pour cela, l'ERP s’appuie sur une couche logicielle homogène composée de modules fonctionnels et permet l’intégration de nouveaux modules afin de répondre aux exigences de l’entreprise.
Un ERP permet de mettre un terme au désordre du système d’information et de régler les problèmes d’organisation de l’entreprise. De par sa nature « unifiée », un ERP permet l’accroissement de la rapidité et de l’efficacité, un accès complet aux informations, une diminution des erreurs, etc.
Ainsi, en accédant directement à l’information, l’utilisateur dispose d’une meilleure vision des activités de l’entreprise ce qui lui permet une meilleure prise de décision.
Par exemple, le service des Achats peut facilement aligner ses commandes sur la demande de ses clients afin de garantir les délais de livraison, de travailler en flux tendu, tout comme de faire des économies en limitant les stocks.
De même, sans ERP, une entreprise doit gérer le dossier commercial d’un client manuellement, c’est-à-dire que ses commandes sont souvent dispatchées à plusieurs exemplaires, dans différents services. Autant dire que pour renseigner ce client, il convient de faire des recherches... A contrario, avec un ERP, la réponse est immédiate, à tout moment… Difficile d’être plus efficace !
Des avantages qui ont pour corollaire une mise en place parfois lourde. Aussi, lors du déploiement, aucun élément, technique et humain, ne doit être négligé...
9 conseils pour mettre en place un ERP / PGI !
ü Profitez des expériences des entreprises, par le biais de vos relations personnelles, d’un syndicat professionnel…
ü L’implantation d’un ERP / PGI suppose des attendus qui doivent être mentionnés dans le contrat.
ü Pensez aux implications qu’un ERP / PGI génère : changements techniques et humains.
ü Déclarez la mobilisation générale et déchargez certains de vos cadres de leurs fonctions habituelles pour qu’ils se concentrent sur le projet d’implantation.
ü Travaillez en mode projet avec un comité de pilotage rassemblant tous les services impactés par l’ERP / PGI.
ü Face aux multiples possibilités offertes par les ERP / PGI, commencez progressivement par une application que vous intégrerez de façon programmée à votre SI.
ü Pensez à l’aspect matériel et aux changements de serveurs, PC qu’une implantation peut entraîner.
ü Assurez-vous que votre éditeur ou intégrateur est apte à répondre aux besoins de maintenance post implantation.
ü Mesurez tous les fonctions du progiciel. Les composants e-business pouvant par exemple vous permettre de créer un catalogue électronique.
Objectifs des ERP / PGI : le but des ERP / PGI est d’optimiser le fonctionnement d’une entreprise par la synchronisation et la cohérence des flux (matières, produits, information, financiers, décision…).
Avantages des ERP / PGI : les avantages des ERP / PGI sont l’optimisation des processus de gestion des flux économiques et financiers,
L’homogénéisation des informations (un seul fichier articles, un seul fichier clients, etc.), l’unicité du SI, le partage de l’information facilitant la communication internet et externe, la minimisation des coûts (pas d’interface entre les modules, synchronisation des traitements, maintenance corrective simplifiée assurée par l’éditeur), la globalisation de la formation (même logique, même ergonomie), la maîtrise des coûts et délais de mise en œuvre et de déploiement. De plus, les ERP / PGI peuvent prendre en charge plusieurs entités (filiales, etc.), périodes (exercices comptables), devises, langues (utilisateurs et clients), législations, axes d’analyses en informatique décisionnelle.
ERP(Enterprise Resources Planning). Méthode de planification des ressources de l'entreprise. L'ERP est une extension à toutes les fonctions de l'entreprise de la méthode MRP (Manufacturing Resources Planning), utilisée pour gérer et planifier la production industrielle d'un bien. Par extension, les logiciels qui utilisent cette méthode sont considérés comme étant des ERP.
PGI(Progiciel de Gestion Intégrée) : Traduction et évolution française du concept d'ERP.
GPAO (Gestion de production assistée par ordinateur) : un logiciel de GPAO est un programme modulaire permettant de gérer l’ensemble des activités liées à la production d’une entreprise industrielle :
- Gestion des approvisionnements des pièces,
- Gestion des stocks des pièces,
- Gestion des approvisionnements en matières premières,
- Gestion des commandes,
- Gestion des produits engendrés par ces commandes,
- Gestion des articles entrant dans la fabrication de ces produits et de leurs nomenclatures,
- Processus d’assurance qualité,
- Expédition des produits,
- Facturation.
Depuis les années 1970, l’industrie du logiciel a développé bon nombre d’outils informatiques permettant de mieux gérer la production sous divers aspects : Ordres de Fabrication (OF), suivi des stocks, suivi des temps, gestion des coûts, etc.
La GPAO est caractérisée par un système de réapprovisionnement en produits et composants appelé : Calcul des Besoins Nets (CBN).
Les méthodologies mises en application ont pour nom MRP II (gestion des ressources de production), JIT (juste à temps ou production en flux tendus en fonction des commandes), KANBAN (régulation de la production en fonction des demandes, etc.).
A noter : Les fonctions de la GPAO sont communément incorporées, depuis les années 1990, aux Progiciels de Gestion Intégré (PGI ou ERP) qui s’appliquent à toutes les fonctions de l’entreprise.
MRP-2 (Manufacturing Resources Planning) : Méthode de planification globale de la production qui permet de calculer la date de livraison d'un produit manufacturé ainsi que les ressources nécessaires à sa fabrication (besoins et capacités de production via une nomenclature).
